El Proceso administrativo. Concepto y enfoque integral

La realidad sobre los sistemas de planeamiento, organización, dirección y control en las empresas grandes versus las pymes.

Autor: Ing Manuel Mora, Presidente Internacional SLADE

 El planeamiento estratégico es una de las actividades que cuestan más dinero en las organizaciones actualmente, sobre todo cuando estos planes se quedan solamente en un documento y no pasan a ser la columna vertebral que orienta las acciones empresariales.

Suena sencillo, pero la realidad que enfrentan las empresas pequeñas o medianas es muy distinta a la de las grandes empresas, el paso a la implementación efectiva y a la integración de los temas de planeamiento, organización, dirección y control, para ambos tipos de empresa tiende a ser poco frecuente; la mayor parte van con el día a día.

Planeamiento:

 En esta parte del proceso es en la que algunas de las características propias de las pymes y sobre todo si son empresas familiares, afectan mayormente la efectividad de las acciones, aspectos como: la capacidad instalada, el recurso humano y hasta, porque no decirlo, las relaciones interpersonales,  podrían obstaculizar el desarrollo de una planificación adecuada.

Por otra parte, las grandes empresas al momento de planificar, cuentan con los recursos tanto tecnológicos como humanos que facilitan la tarea de trazar la ruta hacia dónde queremos ir, con mucha frecuencia integran más recursos de los necesarios, dificultando una implementación dinámica de lo planificado.  

En ambos escenarios, puede perderse la perspectiva ya que el planeamiento como tal, debe establecerse en función del objetivo y no en función de los recursos disponibles, por lo que, la planificación requiere para ser efectiva, el uso de un criterio claro, enfocado en la meta y en la manera más eficiente para llegar a ella.   

Organización: Integración e interacción: la organización es una tarea que requiere de mucha claridad, sensatez y sobre todo liderazgo, pues tanto en las Pymes como en las grandes empresas, la capacidad organizativa radica no solamente en una adecuada administración de los recursos sino en la comunicación y definición de responsabilidades y en la capacidad de liderar e inspirar con las que cuente quien dirige el proceso.

Las principales diferencias entre ambos tipos de empresas, en lo que a organización se refiere, se evidencian mayormente en el involucramiento, integración e interacción que se logra con los niveles operativos.

Claramente, se logran importantes resultados siempre y cuando, al momento de participar al personal de una tarea, se le “de sentido” a la misma; hacer que todos en la organización comprendan ¿Por qué lo hacemos? ¿Qué esperamos lograr? ¿Qué nivel de impacto tienen las tareas que realiza cada uno, en el logro de los objetivos macro?  El “dar sentido” a una tarea genera que las personas auto gestionen sus resultados y busquen impactar aun en pequeña escala.  Esta cercanía con todos los niveles de la empresa se da de manera natural principalmente en las pymes y la misma garantiza el enfoque, facilitando  las tareas de organización para los líderes.

En el caso de las grandes empresas, la organización es todo un reto, cuando debe participarse a las diferentes unidades o departamentos y enfocar sus esfuerzos hacia un objetivo, no obstante, la organización está con frecuencia normada por procedimientos formales,  que de una u otra manera facilitan la coordinación y dirección de las acciones a pesar de la poca interacción entre algunas de las unidades operativas.   El éxito en las tareas de organización de las grandes empresas está en la formalidad con la que se ejecutan las acciones y la capacidad de dar trazabilidad a las mismas.   

Dirección y control: Es parte medular de la gestión administrativa que conlleva el desarrollo de un plan estratégico;  la dirección, es ciertamente la acción que de no ejecutarse en el momento preciso, impacta fuertemente en la efectividad de las acciones.

En los perfiles de empresa Pyme y gran empresa, lo que respecta a dirección requiere de la participación de todos los niveles y la integración de sistemas de control que permitan la identificación oportuna de situaciones y la acción preventiva o correctiva inmediata.

La principal debilidad en los sistemas de control es cuando se abusa en la definición de indicadores de gestión y por ende hay tanto que medir que no hay claridad en cuales de esos indicadores muestran en realidad aquellas variables que son clave para lograr los objetivos.

Para muchas de las pymes, la información que generan los indicadores, se emplea para acciones paliativas.  En el caso de las grandes empresas, puede uno encontrar un panel de indicadores con un nivel de detalle que impide un análisis y una toma de decisiones oportuna, por lo que, ni un modelo ni el otro funciona; lo que se requiere para una dirección clara y oportuna, son sistemas de control que aporten la cantidad de datos suficiente y en el momento preciso pues el “pulso” que se lleva respecto a las acciones y su efectividad es un proceso altamente dinámico y requiere por ende, análisis oportuno y acciones inmediatas y efectivas.

En conclusión; el planeamiento, la organización, la dirección y el control deben ser implementados en toda organización, sin importar su tamaño. Lo realmente importante es que cada empresa según sus posibilidades, dedique una parte de su tiempo a estas herramientas que le permitirán, sin lugar a duda, alcanzar sus objetivos y optimizar el uso de los recursos; todo ello con un alto impacto en la rentabilidad y la productividad de sus colaboradores.